Le service du greffe voit à

  • S’occuper de la rédaction des résolutions et des règlements d’emprunt et s’assurer de leur diffusion;
  • Publier les divers avis exigés par les lois municipales;
  • Procéder à la rédaction de diverses ententes ou contrats avec d’autres organismes publics ou privés, avec des entreprises ou des particuliers;
  • Être le gardien légal de l’ensemble des documents de la Ville et voir à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., C.A-Z.1) au sein de l’administration municipale;
  • S’occuper de la vente des immeubles à l’égard desquels les impôts fonciers dus n’ont pas été payés;
  • Procéder aux assermentations de toute personne qui en fait la demande et émettre divers certificats et attestations officielles;
  • Gérer les réclamations reçues contre la Ville de Coaticook;
  • Gérer les réclamations que la Ville a contre des tiers (ex. : bris d’un système d’éclairage dû à un accident);
  • Délivrer les certificats de conformité à la règlementation municipale après s’être assuré de celle-ci et, par le fait même, délivrer les autorisations de permis d’alcool;
  • Présider les élections et les référendums;
  • Voir à la gestion des documents administratifs et à celle des archives historiques;
  • Gère les activités de la Cour municipale et agit à titre de percepteur des amendes;
  • Préparation et rédaction des appels d’offres;
  • Gère les activités de la Cour municipale et agit à titre de percepteur des amendes.

 

Avis

Lorsqu'une personne a l'intention de réclamer des dommages à la Ville, elle doit, dans les quinze (15) jours de la date de l'événement, en communiquer un avis écrit au greffier de la municipalité.

Contenu

Une réclamation doit notamment contenir les informations suivantes :

  • Nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur
  • Date, heure et lieu d'événement
  • Narration des circonstances
  • Preuve de réclamation (facture, photographie, etc.). À noter qu'une évaluation du montant des dommages n'est pas suffisante et que la Ville refusera la demande sur cette seule base; seule une facture ou une pièce constituant une preuve de déboursés est admise
  • S'il y a lieu, nom et coordonnées de la compagnie d'assurance du demandeur et son numéro d'assuré
  • Toute autre pièce, preuve ou documentation jugée pertinente. Le greffier se réserve le droit de demander des pièces ou des renseignements supplémentaires selon la nature de la réclamation

Prescription

Aucune action en réclamation de dommages matériels n'est recevable à moins qu'elle ne soit intentée dans les six (6) mois qui suivent le jour de la survenance de l'événement ou le jour où le droit d'action a pris naissance. Aucune action ne peut être intentée avant l'expiration d'un délai de quinze (15) jours de la date de signification de l'avis pré-cité. Le défaut de donner l'avis ci-dessus ne prive pas cependant la personne victime d'un accident de son droit d'action, si elle prouve qu'elle a été empêchée de donner cet avis pour des raisons jugées suffisantes par le juge ou par le tribunal.

Toute personne peut faire une demande afin de consulter les documents émanant d’un organisme public ou avoir accès à des documents le concernant contenant des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes et sur la protection des renseignements personnels encadre cette procédure.

COMMENT FAIRE UNE DEMANDE :

La greffière est la personne responsable de l’accès à l’information.  Elle est également disponible afin de vous guider dans la formulation de votre demande ou de vous aider à préciser le document que vous désirez consulter.  Votre demande doit être faite par écrit à l’aide du formulaire de demande d’accès à l’information de la Ville de Coaticook (fichier PDF pour impression du formulaire).

Formulaire de demande d’accès à l’information

La Ville dispose d’un délai de vingt (20) jours pour répondre à toute demande.  Cependant, ce délai pourrait être prolongé en vertu de la loi. Prenez note que votre demande peut faire l’objet d’un refus et que seules les demandes écrites peuvent faire l’objet d’une révision auprès de la Commission d’accès à l’information.

DES RESTRICTIONS :
Certains documents ne sont pas accessibles.  La Loi stipule en autre que les documents contenant des informations ayant des incidences sur les relations intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l’économie, sur l’administration de la justice et de la sécurité publique, sur les décisions administratives ou politiques ainsi que sur la vérification.  Les notes personnelles, les brouillons, les projets et les analyses sont aussi visés par cette restriction.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
Vous pouvez avoir accès à tout renseignement vous concernant détenu par la Ville de Coaticook.  Cependant, une personne ne peut avoir accès à un document contenant des renseignements personnels sur un tiers sans avoir son consentement écrit.  Est personnel tout renseignement qui concerne une personne et permet de l’identifier.

FRAIS :
Les frais prévus au règlement de tarification s'appliquent pour toutes les copies de document.

Vous pouvez consulter en ligne les contrats de plus de 25 000 $ entre la Ville de Coaticook et ses contractants sur le site SEAO.

Pour toute autre informations sur les contrats municipaux, contactez :
Mme Geneviève Dupras, greffière
au 819-849-2721 poste 286 / Courriel

La liste des contrats comportant une dépense d'au moins 25 000 $ octroyés par la Ville de Coaticook est disponible en ligne dans le Système électronique d'appel d'offres (SEAO).

Vous serez alors redirigé sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec, à la section spécifique à la Ville de Coaticook

Conformément à l'article 477,6 de la Loi sur les cités et villes, la Ville de Coaticook publie dans le système électronique d'appel d'offres (SEAO) approuvé par le gouvernement du Québec, la liste de tous les contrats comportant une dépense d'au moins 25 000$ conclus depuis le 1er avril 2011. Vous pouvez consulter cette liste en cliquant sur le lien figurant ci-après :

ACCÉDER AU RAPPORT SUR LES CONTRATS ACCORDÉS (SEAO)

Conformément à l'article 477,3 de la Loi sur les cités et villes, la Ville de Coaticook publie la liste cumulative des fournisseurs dont l'ensemble des contrats cumulatifs excède 25 000 $ et pour lesquels des contrats supérieurs à 2000 $ ont été octroyés.

 

En 2017, la Ville de Coaticook a procédé à la modification de sa politique de gestion contractuelle adoptée en 2010.

Politique de gestion contractuelle Ville de Coaticook

Vous trouvez dans cette section les informations concernant la juridiction, le personnel, la greffe de même que les séances de la cour municipale. Pour toute information supplémentaire :

Marie-Andrée Chalifoux, Secrétaire au greffe de la Cour municipale
819 849-2721 / Courriel

Un constat d'infraction est un document légal qui, lorsque signifié, engage une procédure pénale. La procédure commence au moment de la signification du constat.

Vous avez l'obligation de consigner un plaidoyer de culpabilité ou de non-culpabilité dans les trente jours qui suivent la date de signification indiquée dans la partie Signification du constat d'infraction ou sur le rapport de signification du huissier.

Si le défendeur est une personne morale, la signature de l'un de ses administrateurs ou d'un autre dirigeant est requise sur la formule de réponse prévue au constat d'infraction. Le signataire doit mentionner sa qualité sur le plaidoyer. Le procureur de la personne morale peut aussi enregistrer le plaidoyer pour celle-ci.

Pour transmettre ce plaidoyer, vous pouvez l'expédier par la poste au:

150 rue Child, Coaticook (Québec) J1A 2B3 ou
en personne en le déposant au greffe de la cour municipale

Paiement 

Le paiement peut être transmis en ligne avec les Caisses Desjardins ou par la poste dans l'enveloppe-réponse accompagnant le constat d'infraction
en personne, directement au greffe de la cour.

Tout paiement doit être effectué dans les trente jours qui suivent la date de signification, après ce délai, des frais supplémentaires peuvent être ajoutés sans autre avis.

Absence de plaidoyer

Le défendeur qui ne transmet ni le plaidoyer ni la totalité du montant de l'amende et des frais réclamés est présumé avoir transmis un plaidoyer de non-culpabilité. Il pourra être condamné par défaut et un jugement sera rendu, sans autre avis, et ce, même en son absence. Des frais additionnels s'ajouteront au montant initial de l'amende.

Plaidoyer de non-culpabilité

Vous pouvez plaider non coupable à une infraction en transmettant un plaidoyer écrit à la cour municipale, dans les trente jours qui suivent la signification du constat. Vous devez répondre à l'aide de la formule de réponse au constat d'infraction, à l'endroit prévu.

Il est également possible d'accompagner votre plaidoyer de non-culpabilité d'explications. Ces explications doivent être soumises par écrit et peuvent être rédigées sur une feuille à part de la formule de réponse. Cette feuille doit indiquer le numéro du constat d'infraction. Les explications seront vérifiées par la cour municipale.
La greffière de la cour municipale vous avisera par écrit ultérieurement de la date et de l'heure fixées pour l'instruction de la poursuite devant le juge (l'audition).

Vous pouvez changer de plaidoyer avant l'audition, de façon à plaider coupable à l'infraction reprochée. Votre demande doit être adressée au greffier de la cour municipale et être faite par écrit. Elle doit être expédiée au greffier de la cour municipale.

Des frais supplémentaires sont ajoutés au montant initial. Votre plaidoyer doit être accompagné du paiement du montant total, sinon un avis de jugement vous sera envoyé et des frais seront ajoutés.

JURIDICTION DE LA COUR MUNICIPALE
La Cour municipale rend jugement sur les contestations relatives aux infractions au Code de la sécurité routière et aux règlements municipaux. Elle peut rendre également jugement sur les poursuites pour taxes municipales impayées ainsi que les taxes de services (Hydro Coaticook). La Cour municipale sert toutes les municipalités de la MRC de Coaticook en ce qui concerne les infractions aux règlements municipaux.

PERSONNEL DE LA COUR MUNICIPALE
La Cour municipale compte deux employées, Mme Geneviève Dupras, greffière et Mme Marie-Andrée Chalifoux, secrétaire au greffe de la Cour municipale. Mme Dupras agit à titre de greffière, mais également à titre de percepteur des amendes.

GREFFE DE LA COUR MUNICIPALE
Le greffe de la Cour municipale est situé au 150 rue Child à Coaticook. C'est l'endroit où les contestations et les procédures sont enregistrées avant d'être présentées devant le juge à l'audition. C'est également l'endroit où se paient les amendes et se prennent les ententes de paiement.

SÉANCES DE LA COUR MUNICIPALE
Il y a généralement une séance de cour le dernier lundi de chaque mois.   Les séances sont publiques et se déroulent à la salle du conseil municipal située au 2e étage de l'hôtel de ville au 150, rue Child à Coaticook.